1. 管理者が運用準備をする

概要

このページでは、ユーザーがTimeTrackerを利用する前に、システム管理者が準備しておく内容を紹介します。

本設定は、システム管理者によって行われることを想定しています。

TimeTrackerを利用開始する前に、管理者は以下の準備を行います。

1. TimeTracker をインストールする
2. 組織を設定する
3. システムロールを設定する
4. ユーザーを登録する
5. 利用者へアクセス情報を連絡する

このページでは、それぞれの準備で考えることや設定時のポイントを説明します。
具体的な操作手順については、各項目に記載しているマニュアルを参照してください。

1. TimeTracker をインストールする

まず、TimeTrackerをインストールし、利用できる状態にします。

オンプレミス環境で利用する場合は、サーバー環境の構築、データベースの作成、TimeTrackerのインストールなどを行います。
クラウド環境で利用する場合は、利用開始に必要な接続情報や管理者アカウントを確認します。

環境構築の詳細は、以下のマニュアルを参照してください。

• セットアップガイド

インストール時に指定するデータベースについて

インストール時にデータベースに設定するデータはからの状態としてください。
評価目的の場合はサンプルデータを指定してください。

インストール後に確認する内容

以下のURLにアクセスし、ログインできることを確認してください。

http://(TimeTrackerのサーバーマシン名)/TimeTrackerRX/admin

ログイン名、パスワードはインストール時に指定した内容です。

2. マスターデータを設定する

TimeTrackerを利用するには、最初にマスターデータを設定します。

マスターデータとは、TimeTrackerを利用するうえで共通して参照される基本情報です。
主に、以下の情報を設定します。

• 組織
• システムロール
• ユーザー

これらの情報を設定することで、各ユーザーがTimeTrackerにログインし、必要な範囲のプロジェクトや工数情報を利用できるようになります。

最初から細かく作り込みすぎないことが大切です

導入時は、実際の組織体系や役割をすべて細かく再現しようとすると、設定や運用が複雑になりやすくなります。
まずは以下を整理し、必要な範囲から設定することをお勧めします。

• TimeTrackerで何を管理したいか
• 誰がどの情報を確認・編集する必要があるか

3. 組織を設定する

組織は、ユーザーの所属や集計単位を表す情報です。
TimeTrackerでは、組織を設定しておくことで、ユーザーを組織単位で管理したり、工数やプロジェクト情報を組織単位で確認したりできます。

設定した組織は、主に以下の場面で利用します。

• 分析の単位
  • 工数やプロジェクト情報を集計、分析する単位として利用する
  • ユーザーやリソースを検索、設定する単位として利用する
• 設定する単位
  • 組織単位でメンバーを絞り込み、プロジェクトのメンバーやリソースを割り当てる
  • 部門長やマネージャーが、自分の担当範囲の情報を確認する

そのため、組織を設定する際は、単に会社の組織図をそのまま登録するのではなく、TimeTrackerでどのように集計、分析、検索、設定を行いたいかを考えて設計します。

よくあるケース

実際の会社組織をそのままTimeTracker上に再現するケースです。

組織は、最大16階層の階層構造にできます。

例）階層構造にした組織のイメージ

作成した組織はドラッグ&ドロップで任意の位置に移動できるため、あとから構成を変更することもできます。

組織設定の詳細は、以下のマニュアルを参照してください。

• 組織

4. システムロールを設定する

システムロールは、ユーザーがTimeTrackerで利用できる機能や、参照・編集できる範囲を定義するものです。
ユーザーにシステムロールを割り当てることで、役割に応じた権限を設定できます。

システムロールを設定する際は、以下の権限を持つユーザーを定義します。

• システム全体を管理する
• 部門やプロジェクトを横断して分析する
• プロジェクトを作成・編集する
• プロジェクトの情報を閲覧する
• コストなどの管理情報を参照する

例えば、以下のように役割を分けて考えると整理しやすくなります。

役割	主な利用内容	システム管理	プロジェクトの作成	プロジェクトの編集	プロジェクトの閲覧	ダッシュボード	プロジェクト横断	コスト閲覧
TimeTrackerの管理者	システム全体の設定やユーザー管理を行う	〇
部門長	部門全体のプロジェクト情報や工数状況を確認する	〇	〇	〇	〇	〇	〇	〇
プロジェクトマネージャー	所属部門や担当範囲のプロジェクトを管理する		〇	〇	〇	〇	〇	〇
リーダー	担当プロジェクトの計画や進捗を管理する			〇	〇	〇
メンバー	自分の担当作業に対して実績工数を入力する				〇	〇

利用者の役割と業務範囲に合わせて、必要十分な権限を設定してください。

権限を広く付与しすぎると、不要な情報が見えたり、誤って設定を変更できたりする可能性があります。
一方で、権限を制限しすぎると、必要な情報を確認できず、運用が滞ることがあります。

システムロール設定の詳細は、以下のマニュアルを参照してください。

• システムロール

5. ユーザーを登録する

組織とシステムロールを設定したら、TimeTrackerを利用するユーザーを登録します。
ユーザー登録では、主に以下の情報を設定します。

• ユーザー名
• ログイン名
• パスワード
• 所属組織
• システムロール

ユーザーを登録することで、各利用者がTimeTrackerにログインできるようになります。

登録するユーザー数が少ない場合は、「ユーザーを定義する」の方法で画面上で1人ずつ登録できます。

一方、利用者が多い場合は、ユーザー情報をまとめてインポートする方法をお勧めします。

• 手作業で多数のユーザーを登録すると、入力ミスや設定漏れが発生しやすくなります。
• 以下の手順でExcelやCSV形式のファイルを利用して一括登録することで、効率よくユーザーを準備できます。
  ユーザー情報のインポート

6. 利用者へアクセス情報を連絡する

ユーザー登録が完了したら、各利用者へTimeTrackerを利用するための情報を連絡します。
利用者へ連絡する主な情報は以下です。

• TimeTrackerにアクセスする URL
• ログイン名
• 初期パスワード
• 利用開始日
• 工数入力を開始する日
• 不明点がある場合の問い合わせ先

あわせて、以下の内容も伝えておくと、利用開始後の混乱を減らせます。

• 工数入力の対象となる作業範囲
• 工数を入力するタイミング
• 入力先が分からない場合の確認先
• 入力漏れがあった場合の対応方法

利用開始時の案内も運用定着に影響します

TimeTrackerを使い始める利用者にとって、最初に迷いやすいのは「どこに工数を入力すればよいか」です。
アクセス情報だけでなく、工数入力の対象や運用ルールもあわせて案内しておくことで、スムーズに利用を開始できます。

7. 事前準備で確認しておくこと

TimeTrackerの利用を開始する前に、以下の内容を確認しておくことをお勧めします。

• TimeTrackerを利用する対象者が決まっている
• 管理者となるユーザーが決まっている
• 組織の設定方針が決まっている
• システムロールの設定方針が決まっている
• ユーザー登録に必要な情報がそろっている
• 各ユーザーに連絡するアクセス情報が準備できている
• 工数入力の開始日が決まっている
• 工数入力に関する基本ルールが決まっている
• 利用者からの問い合わせ先が決まっている

これらを事前に確認しておくことで、利用開始後の問い合わせや設定変更を減らし、TimeTrackerの導入を進めやすくなります。

次に行うこと

ここまでの準備が完了すると、各ユーザーがTimeTrackerにログインできる状態になります。

次は、実績工数を入力するために、プロジェクトとアイテムを準備します。
以下のページに進んでください。

• 2. プロジェクトを作成する