3. 実績工数を入力する
概要
このページでは、TimeTracker で実績工数の入力を定着させるための考え方を紹介します。
導入初期の最重要ポイントは、メンバーが実績工数を継続して入力できる状態を作ることです。
実績工数は、計画、進捗管理、分析の土台になります。
入力が安定していない状態で計画や分析を細かく作り込んでも、判断に使えるデータになりにくくなります。
このページでは、工数入力を定着させるための運用ポイントを中心に説明します。
タイムシート画面での詳しい入力方法は、関係する説明の中で案内するマニュアルを参照してください。
このステップの目的
このステップの目的は、メンバーが毎日迷わず実績工数を入力し、入力漏れが少ない状態を作ることです。
実績工数が継続して入力されると、以下の活動に活用できます。
- プロジ ェクトごとの工数状況を確認する
- 計画工数と実績工数を比較する
- メンバーの負荷状況を確認する
- 進捗管理や分析に使うデータを蓄積する
- 次の見積もりや改善活動に活用する
導入初期は、すべての分析観点を整えることよりも、毎日の入力を習慣化することを優先してください。
このステップで実施すること
実績工数を確実に入力するために、以下を決めます。
- 入力対象とする作業範囲
- 工数を入力するタイミング
- 入力先が分からない場合の確認先
- 入力漏れを確認する担当者と確認方法
- 入力を効率化する機能の使い方
タイムシートで工数を入力する
メンバーは、タイムシートで自分の担当ワークアイテムを確認し、実績工数を入力します。
タイムシートでは、担当者として割り当てられたワークアイテムをもとに入力します。
そのため、前のステ ップで用意したプロジェクト、ワークアイテム、リソース割り当てが、日々の入力しやすさに直接影響します。
工数入力を定着させるうえで大切なのは、メンバーが次の状態になっていることです。
- 自分が入力すべきワークアイテムを見つけられる
- 入力先がない作業の扱いが決まっている
- いつ入力するかが決まっている
- 入力漏れがあったときに気づける
詳細は以下を参照してください。
- タイムシートの基本：タイムシートでできること
- 実績工数の入力操作：ドラッグ＆ドロップで入力する
導入時に考えておくこと
入力タイミングを決める
工数入力は、タイミングを決めておくと定着しやすくなります。
例えば、以下のようなルールが考えられます。
- 作業を終えたタイミングで入力する
- 1日の終業前に入力する
- 翌営業日の朝までに前日分を入力する
- 週次会議の前に入力漏れを確認する
導入初期は、細かいルールよりも「いつまでに入力するか」を明確にすることが重要です。
入力先が分からない場合の確認先を決める
入力先が分からない作業があると、メンバーは入力を後回しにしやすくなります。
あらかじめ、以下を決めておくと運用が安定します。
- 入力先がない場合に誰へ確認するか
- 予定外作業をどのワークアイテムへ入力するか
- 新しいワークアイテムを誰が追加するか
- 一時的に「その他」へ入力した後、どう見直すか
プロジェクト外作業も入力対象にする
会議、問い合わせ対応、部門業務、管理作業など、プロジェクト外の作業も工数管理の対象にするかを決めておきます。
プロジェクト作業だけを入力対象にすると、メンバーの実際の稼働時間と TimeTracker 上の実績工数が合わなくなることがあ ります。
部門業務や共通作業用のプロジェクトを用意しておくと、業務全体の工数を把握しやすくなります。
入力を効率化する機能
マイワークアイテムを活用する
よく入力するワークアイテムは、マイワークアイテムとして使いやすくしておくと、入力先を探す手間を減らせます。
毎日または毎週入力する作業がある場合は、メンバーにマイワークアイテムの利用を案内してください。
マイワークアイテムの設定方法は、マイワークアイテムを活用するを参照してください。
予定表から予定を取り込む
予定表ツールを利用している場合は、予定データを取り込むことで入力負荷を 下げられます。
予定の取り込みは、会議や定例作業の入力漏れを防ぐうえで有効です。
予定表から取り込む設定は、予定表から取り込むを参照してください。
イベントエリアから入力する
イベントエリアには、表示期間内に計画されているワークアイテムが表示されます。
その日に実施する予定の作業を確認しながら、そのまま工数入力ペインへドラッグ＆ドロップして実績工数を入力できます。
計画された作業を見ながら入力できるため、計画を意識して作業したい場合や、入力先を探す手間を減らしたい場合に有効です。
イベントエリアから入力する方法は、イベントエリアから入力するを参照してください。
モバイル端末から入力する
PC を利用できない環境でも、モバイル端末から実績工数を入力できます。
外出先や現場作業など、PC を開きにくい場面でも、その日の作業を忘れないうちに入力できます。
モバイル端末から入力する方法は、モバイル端末から入力するを参照してください。
導入時は TimeTracker の管理者の方に確認してください。
入力状況を確認する
工数入力を定着させるには、入力状況を確認する仕組みも必要です。
例えば、以下のような確認を行います。
- 未入力の日がないか
- 入力時間が極端に少ない日がないか
- 入力先が「その他」や「割り込み作業」に偏っていないか
- プロジェクト外作業が想定より多くないか
ダッシュボードの 工数入力モニタなどを使うと、入力状況を確認しやすくなります。
ダッシュボードで確認できる内容は、ダッシュボードでできることを参照してください。
導入初期は、入力漏れを責めるのではなく、入力しにくい理由を見つけることが重要です。
入力先が分かりにくい、作業分類が合っていない、入力タイミングが曖昧など、運用上の問題を見つけて改善してください。
よくあるつまずき・注意点
入力ルールを細かくしすぎる
導入直後から細かい入力ルールを設定すると、メンバーが入力そのものを負担に感じやすくなります。
まずは、以下の最低限のルールから始めてください。
- 毎日入力する
- 入力先が分からない場合の確認先を決める
- 予定外作業の入力先を用意する
- 入力漏れを定期的に確認する
運用が安定してから、作業分類や分析観点を増やすと定 着しやすくなります。
分析を急ぎすぎる
工数入力が定着していない状態で分析機能を使うと、入力漏れや入力先のばらつきがそのまま分析結果に出ます。
分析は重要ですが、導入初期はまず入力率を安定させてください。
分析の詳しい考え方は、後続の「分析する」ページで紹介します。
入力漏れの確認担当が決まっていない
入力漏れを誰も確認していないと、入力されない状態がそのまま続きやすくなります。
プロジェクトリーダー、部門管理者、システム管理者など、どの範囲を誰が確認するかを決めておくと、運用が安定します。
次のステップ
実績工数の入力が定着してきたら、実績と比較するための基準として計画を立案します。