2. プロジェクトを作成する
概要
このページでは、TimeTracker で工数管理を始めるために、プロジェクトを作成する考え方を紹介します。
実績工数を入力するには、入力先となるプロジェクトとワークアイテムが必要です。
プロジェクト、ワークアイテム、リソース割り当てを準備することで、メンバーは自分の担当作業に対して工数を入力できるようになります。
このページでは、導入時の考え方と判断ポイントを中心に説明します。
プロジェクト作成やワークアイテム作成の詳しい操作は、関係する説明の中で案内するマニュアルを参照してください。
このステップの目的
このステップの目的は、工数入力を始める前に、メンバーが迷わず入力できる場所を用意することです。
TimeTracker では、プロジェクトとワークアイテムを使って実績工数を管理します。
- プロジェクト：工数を管理、集計したい業務範囲です。
- ワークアイテム：実績工数を入力する作業単位です。
- リソース割り当て：どのメンバーがどのワークアイテムに工数を入力できるかを決める設定です。
導入初期は、管理しやすさよりも、まずメンバーが毎日入力できることを優先します。
入力先が分かりにくいと、入力漏れや入力先のばらつきが起こりやすくなります。
このステップで実施すること
実績工数を入力できる状態にするために、以下を準備します。
- 工数を管理したい単位でプロジェクトを作成する
- 実績工数の入力先となるワークアイテムを作成する
- ワークアイテムに担当者を割り当てる
- 割り込み作業や予定外作業の入力先を用意する
プロジェクトの単位を決める
プロジェクトは、工数を管理、集計したい業務範囲に合わせて作成します。
例えば、以下のような単位が考えられます。
- 開発案件単位
- 製品、サービス単位
- 部門業務単位
- 年度や四半期などの期間単位
プロジェクトの単位は、後から工数を見たい単位と合わせることが重要です。
一方で、細かく分けすぎると、メンバーが入力先を探しにくくなります。
導入初期は、次のような観点で決めると運用しやすくなります。
- 誰がプロジェクトを管理するかが明確である
- メンバーが自分の作業対象を見つけやすい
- 集計したい単位と大きくずれていない
- 長期 間続く業務は、年度や期間で分けるかを事前に決めておく
注意
保守作業用のプロジェクトなど、長期間にわたる場合は『XX年度 YY案件保守』のように年度ごとにしてください。
詳細は以下を参照ください。
- プロジェクトを作成する：プロジェクトを定義する
- プロジェクトで管理できる内容を確認する：プロジェクトでできること
ワークアイテムの粒度を決める
ワークアイテムは、メンバーが実績工数を入力する単位です。
工程単位、成果物単位、業務単位など、入力しやすく集計しやすい粒度で作成します。
代表的な WBS の作り方は、以下の2つです。
| 作成する単 位 | 利用ケース | 例 | 作成単位 |
|---|---|---|---|
| 工程単位 | 工程単位の WBS は、作業の流れに沿って工数を確認したい場合に向いています。 工程ごとの工数を把握しやすいため、工程別の見積もり精度を改善したい場合に有効です。 |  | 要件定義、基本設計、詳細設計、実装、テスト |
| 成果物単位 | 成果物ごとの作業量や進捗を確認したい場合に向いています。 |  | 仕様書、設計書、プログラム、テスト仕様書、マニュアル |
詳細は以下を参照ください。
- ワークアイテムを作成する：ワークアイテムを作成する
- 表形式でまとめてワークアイテムを編集する：ガントテーブルを編集する
導入時に考えておくこと
シンプルな WBS から始める
導入初期から細かい WBS を作り込みすぎると、運用が難しくなります。
よくある問題は、以下のとおりです。
- メンバーがどのワークアイテムに入力すればよいか迷う
- 作業のたびに入力先を探す手間が増える
- 計画や進捗のメンテナンスに時間がかかる
- 細かすぎるため、集計しても判断に使いにくい
『あれもこれも使いこなそうとしてしまい、上手く運用できない』
『一度にいろいろなことを実現しようとしたところ、結果につながらずに「使えない」と感じる』
まずは、以下のようにシンプルな WBS から始め、運用しながら必要な粒度に見直すことをお勧めします。
- 「規模進捗」や「ユーザー入力値」を用いたシンプルな進捗の管理
- スケジュールの予実管理
- アーンドバリューを活用した進捗管理、スケジュール管理
ワークアイテム数を多くしすぎない
プロジェクト内のワークアイテム数が多くなるほど、入力と管理の負荷が上がります。
大規模なプロジェクトでは、『プロジェクトを分ける』、『フェーズで区切る』、『年度で区切る』など、管理単位を見直してください。
目安として、メンバーが日々のタイムシートで迷わず選べる数に抑えることが大切です。
標準 WBS は必要になってから整備する
標準 WBS を用意すると、プロジェクトごとの WBS のばらつきを抑え、集計や比較がしやすくなります。
下記の例は以下です。
- 左側：標準WBSと、各工程の作業項目の一覧があります。
- TimeTracker では、標準WBSの下に作業項目の単位でワークアイテムを作成します。
導入初期に必ず標準 WBS を作る必要はありません。
まずは実際のプロジェクトで工数入力を始め、よく使う構成や集計したい観点が見えてから標準化すると、現場に合ったテンプレートにしやすくなります。
例）標準 WBS とプロジェクト固有の項目を組み合わせると、共通部分を標準化しながら、個別プロジェクトの作業も管理できます。
プロジェクト横断で分析したい観点を決めておく
複数プロジェクトの工数を横断して分析したい場合は、ワークアイテム名だけでなく、
作業分類や工程分類などの項目を使うと集計しやすくなります。
例えば、レビュー、手戻り、問い合わせ対応などの作業分類を設定しておくと、プロジェクトをまたいだ改善活動に活用できます。
プロジェクトの構成に依存せずに「作業種別」ごとの集計がプロジェクトを横断して可能になります。
例）工程別のレビュー比率や手戻り比率 といった作業の品質に関するデータが把握できます。
運用ルールを決めておく
プロジェクトや WBS を作成する際は、あらかじめ運用ルールを決めておくと、利用開始後の迷いやばらつきを減らせます。
プロジェクト名、WBS の粒度、入力ルールなどをそろえておくことが重要です。
導入時に決めておくとよい内容は、以下です。
| 決めておくこと | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| プロジェクトコードの付番ルール | プロジェクトコードを体系的に設定する | プロジェクト一覧を見やすくし、検索や識別をしやすくする |
| プロジェクトの粒度 | 案件単位、製品単位、年度単位など、プロジェクトを作成する単位を決める | 長期間の業務や大規模な業務でも、管理しやすい単位で扱えるようにする |
| 作業指示時の入力先 | 作業を依頼するときに、対応するワークアイテムもあわせて指定する | 担当者が工数の入力先に迷わないようにする |
| 完了した作業の扱い | 完了したワークアイテムは「実績入力をロック」するかどうかを決める | 完了後に誤って工数が入力されることを防ぐ |
| 空き時間の扱い | 作業の合間の時間を空き時間のままにするか、「外出」「私用」などのワークアイテムに入力するかを決める | 工数入力の抜けや、入力ルールのばらつきを防ぐ |
また、運用が進むと、以下のようなルールも必要になる場合があります。
| 決めておくこと | 内容 | 目的 |
|---|---|---|
| 工数入力の月締め処理 | どのタイミングで工数入力を締めるか、締め後の修正をどう扱うかを決める | 集計後のデータが後から変わることを防ぎ、月次の確認や報告に使いやすくする |
| アクティビティ、プロジェクトカテゴリの体系 | プロジェクトや作業を分類するための項目を整理する | プロジェクト横断での集計、分析に活用する |
| 標準 WBS の適用方針 | すべてのプロジェクトに標準 WBS を適用するか、必要なプロジェクトだけに適用するかを決める | プロジェクトごとの WBS のばらつきを抑え、比較や分析をしやすくする |
導入初期からすべてのルールを細かく決める必要はありません。
まずは、工数入力に直接関係する「プロジェクトの粒度」「作業指示時の入力先」「入力先がない作業の扱い」から決めると、利用開始後の混乱を減らしやすくなります。
決めたルールは、管理者やリーダーだけでなく、実際に工数を入力するメンバーにも共有してください。
ルールの意図を共有しておくことで、入力先のばらつきや入力漏れを防ぎ、後から集計、分析しやすいデータを蓄積できます。
リソース割り当ての考え方
ワークアイテムを作成しただけでは、メンバーはそのワークアイテムに工数を入力できません。
ワークアイテムに担当者をリソースとして割り当てることで、対象メンバーが工数を入力できるようになります。
- 実際に作業するメンバーを割り当てる
- 作業する可能性が高いワークアイテムに絞って割り当てる
- 担当が未確定の作業は、運用担当者が後から追加できるようにしておく
全ワークアイテムに全メンバーを割り当てると、タイムシートに表示される候補が増え、入力先を探しにくくなります。
操作は簡単になりますが、日々の入力画面が見づらくなるため注意してください。
アイテムに担当者を割り当てる
ワークアイテムを作成したら、実際に作業するメンバーを担当者として割り当てます。
担当者を割り 当てることで、メンバーはタイムシートで対象ワークアイテムを選び、実績工数を入力できるようになります。
基本的な流れは、以下です。
- プロジェクト画面で、担当者を割り当てるワークアイテムを選択する
- リソース割り当ての画面を開く
- 対象メンバーを追加する
- 必要に応じて、計画工数や担当期間を確認する
- 保存して、メンバーのタイムシートに表示される状態にする
詳しい操作は、メンバーにアイテムを割り当てるを参照してください。
よくあるつまずき・注意点
入力先がない作業をどう扱うか決めていない
導入直後によく起こるのが、予定外の作業や割り込み作業の入力先がない状態です。
例えば、以下のような作業です。
- 突発的な作業
- 問い合わせ対応、障害対応、調査
- よくある作業
- 会議、レビュー、管理作業
入力先がないと、メンバーは入力を後回しにしやすくなります。
「割り込み作業」「問い合わせ対応」「その他」などの入力先をあらかじめ用意しておくと、入力漏れを防ぎやすくなります。
割り込み作業の比率も改善の材料になります。
- 割り込み作業を専用のワークアイテムに入力できるようにしておくと、後からクイックレポートや分析機能で比率を確認できます。
- 割り込み作業が多い場合は、WBS の見直しや業務プロセスの改善につなげられます。
WBS の粒度を細かくしすぎる
「漏れなく管理したい」という理由で最初から細かく分けすぎると、入力が定着しにくくなります。 導入初期は、次の 順番で見直してください。
- メンバーが迷わず入力できているか
- 集計した結果が判断に使えるか
- 不足している分類や作業単位があるか
不足が明確になってから WBS を追加すると、現場に説明しやすくなります。
リソース割り当てを広げすぎる
全員に広く割り当てると、タイムシートのワークアイテム候補が増えます。
特に大きなプロジェクトでは、必要な作業を見つけるまでに時間がかかり、入力負荷が上がります。
以下の観点で割り当ててください。
- 進捗管理が必要かどうか。
- 進捗管理をしない作業（例：部署ごとの集会、教育など）は、「コラボレータ」を設定しておくことで、
ワークアイテムにリソースを割り当てなくても工数を入力できます。 - リソース負荷などメンバごとの負荷状況を管理したい場合はリソースを割り当てます。
- 進捗管理をしない作業（例：部署ごとの集会、教育など）は、「コラボレータ」を設定しておくことで、
- 一度にすべてを割り当てない。
まずは担当が明確な範囲に絞って割り当て、追加が必要な場合の連絡先を決めておくと運用しやすくなります。
次のステップ
プロジェクト、ワークアイテム、リソース割り当てを準備できたら、次は実績工数の入力を定着させます。