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4. 計画を立案する

概要​

このページでは、TimeTracker で計画を立案する目的と、導入時に考えておくポイントを紹介します。

計画は、実績と比較するための基準です。
計画工数やスケジュールを設定することで、プロジェクトの工数超過や遅れに気づきやすくなります。

詳細な操作手順について

このページでは、計画を立案する目的と考え方を中心に説明します。
計画工数やスケジュールの入力方法は、関係する説明の中で案内するマニュアルを参照してください。

このステップの目的​

このステップの目的は、実績工数や進捗状況と比較できる計画を用意することです。

計画を設定すると、以下を確認しやすくなります。

  • 計画工数に対して実績工数が超過していないか
  • 作業が予定どおりの期間で進んでいるか
  • どのタスクが遅れているか
  • どのメンバーに作業が集中しているか
  • 計画を見直す必要がある作業はどれか

導入初期は、すべてのタスクを詳細に計画するよりも、主要なタスクに計画工数とスケジュールを設定するところから始めることをお勧めします。

このステップで実施すること​

計画立案では、主に以下を設定します。

  1. 主要なワークアイテムに計画工数を設定する
  2. 開始日と終了日を設定する
  3. ガントチャートで期間や前後関係を確認する
  4. 管理したい情報に合わせて表示フィールドを調整する

計画工数を設定する​

計画工数は、作業にどれくらいの工数を予定しているかを示す基準です。
実績工数と比較することで、工数の予実管理に活用できます。

計画工数を設定すると、上位階層にも工数が積み上がります。
これにより、個別タスクだけでなく、フェーズやプロジェクト全体の計画工数も確認できます。

導入初期は、まず主要なタスクや工数が大きいタスクに計画工数を設定してください。
すべての細かい作業に計画工数を設定しようとすると、メンテナンスが難しくなります。

詳細は以下を参照してください。

スケジュールを設定する​

スケジュールは、作業をいつ開始し、いつ完了する予定かを示す基準です。
開始日と終了日を設定すると、ガントチャートで期間を視覚的に確認できます。

スケジュールを設定すると、以下を確認しやすくなります。

  • 作業期間が妥当か
  • タスクの遅れが発生していないか
  • 前後の作業に影響がないか
  • 複数タスクが同じ時期に集中していないか

スケジュールは、計画どおりに進めるための固定値ではなく、現場の状況を見ながら見直す基準として扱ってください。
また、作成したガントチャートは、Excelに出力することができます。

詳細は以下を参照してください。

表示フィールドを調整する​

プロジェクト画面では、表示するフィールドを業務に合わせて調整できます。
計画立案、進捗管理、工数管理など、目的ごとに見たい情報は異なります。

例えば、以下のようにテーブルを分けると確認しやすくなります。

  • 計画立案用：開始日、終了日、計画工数、担当者
  • 進捗管理用：進捗率、ステータス、実績工数、遅れ
  • 工数管理用：計画工数、実績工数、差異、作業分類

必要以上に多くのフィールドを表示すると、かえって重要な情報を見つけにくくなります。
利用目的に合わせて、必要な情報を見やすく整理してください。

詳細は以下を参照してください。

導入時に考えておくこと​

計画を細かく作り込みすぎない​

計画は、実績と比較するための基準です。
最初から細かく作り込みすぎると、計画の更新に時間がかかり、実態に合わない計画が残りやすくなります。

導入初期は、次の順番で始めると運用しやすくなります。

  1. 主要なタスクに計画工数を設定する
  2. 主要なタスクに開始日と終了日を設定する
  3. 実績工数と進捗を見ながら計画を見直す
  4. 必要に応じて計画対象を広げる

計画の見直しタイミングを決める​

計画は一度作成したら終わりではありません。
実績工数や進捗状況を確認しながら、必要に応じて見直します。

例えば、以下のタイミングで見直します。

  • 週次の進捗確認
  • マイルストーン到達時
  • 実績工数が計画工数を大きく超えたとき
  • 予定外作業が増えたとき
  • スケジュール変更が発生したとき

計画と実績の差を改善につなげる​

計画と実績に差が出ること自体は問題ではありません。
重要なのは、差が出た理由を確認し、次の計画や運用改善に活かすことです。

例えば、以下のように振り返ります。

  • 見積もり時に想定していなかった作業があったか
  • 割り込み作業が多かったか
  • WBS の粒度が粗すぎた、または細かすぎたか
  • 担当者の負荷が偏っていたか

よくあるつまずき・注意点​

計画のメンテナンス担当が決まっていない​

計画を誰が更新するかが曖昧だと、実態と合わない計画が残ります。
プロジェクトリーダーが更新するのか、担当者が一部を更新するのかを決めておいてください。

計画工数を入力しても実績入力が定着していない​

計画工数を設定しても、実績工数が入力されていなければ予実管理はできません。
計画立案とあわせて、前のステップで決めた工数入力ルールが守られているか確認してください。

表示フィールドを増やしすぎる​

確認したい情報をすべて表示すると、画面が見づらくなります。
テーマごとにテーブルを分け、見る場面に合わせて切り替える運用をお勧めします。

次のステップ​

計画工数とスケジュールを設定したら、計画との差や停滞に早く気づけるように進捗を管理します。

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