5. 進捗を管理する
概要
このページでは、TimeTracker で進捗を管理する目的と、導入時に考えておくポイントを紹介します。
進捗管理は、報告のためだけに行うものではありません。
計画との差、作業の停滞、工数超過に早く気づき、必要な対応を取るために行います。
このページでは、進捗管理の考え方を中心に説明します。
進捗率、ステータス、チェックアイテムなどの詳しい操作は、関係する説明の中で案内するマニュアルを参照してください。
このステップの目的
このステップの目的は、プロジェクトの状態変化に早く気づけるようにすることです。
進捗を確認するときは、進捗率だけで判断しないことが重要です。
以下の情報をあわせて確認してください。
- 実績工数
- 計画工数
- 進捗率
- ステータス
- スケジュール
- チェックアイテムの完了状況
進捗率が高くても、実績工数が計画を大きく超えている場合は注意が必要です。
反対に、進捗率が低くても、作業開始直後であれば問題ではない場合もあります。
このステップで実施すること
進捗管理では、主に以下を実施します。
- メンバーが作業状況を報告する
- リーダーがプロジェクト全体の状態を確認する
- 計画との差や停滞がある作業を見つける
- 必要に応じて計画、担当、作業内容を見直す
メンバーが作業状況を報告する
メンバーは、自分の担当作業について、実績工数とあわせて進捗状況を報告します。
TimeTracker では、プロジェクト画面だけでなく、タイムシートからも進捗を報告できます。
工数入力と同じ流れで進捗を更新できるため、作業報告のために画面を切り替える手間を減らせます。
進捗報告では、以下を意識してください。
- 作業がどこまで進んでいるか
- 完了の見込みに変化がないか
- 予定より工数が増えていないか
- 停滞している理由があるか
詳細は以下を参照してください。
- 進捗管理の基本：進捗を管理する
- タイムシートから実績工数とあわせて確認する：タイムシートでできること
リーダーが全体の状態を確認する
リーダーは、メンバーから報告された進捗をもとに、プロジェクト全体の状態を確認します。
ガントチャートでは、計画と進捗の差を視覚的に確認できます。
確認するときは、以下のような観点で見ます。
- 計画より遅れている作業はないか
- 実績工数が計画工数を超えている作業はないか
- 作業中のまま停滞している作業はないか
- 完了予定が近いのに進捗が低い作業はないか
- 特定のメンバーに作業が偏っていないか
詳細は以下を参照してください。
- ガントチャートで計画と進捗を確認する：ガントチャートを編集する
- 表形式で進捗情報を確認、編集する：ガントテーブルを編集する
ステータスで状態をそろえる
ステータスを使うと、未着手、作業中、完了などの状態を統一された基準で確認できます。
進捗率は人によって判断がぶれやすい場合があります。
ステータスを使うことで、作業状態をチーム内で揃えやすくなります。
例えば、以下のように定義します。
- 未着手
- 作業中
- レビュー中
- 保留
- 完了
ステータスを進捗率と連動させると、入力負荷を下げながら進捗状況を把握できます。
チェックアイテムで完了状況を確認する
チェックアイテムは、ワークアイテム内の細かい作業を ToDo リストのように管理する機能です。
チェックアイテムを使うと、作業がどこまで完了しているかを事実に基づいて確認できます。
進捗率の感覚的な入力を避けたい場合や、完了条件を明確にしたい場合に有効です。
例えば、以下のような使い方ができます。
- レビュー観点をチェックアイテムとして登録する
- テス ト項目の完了状況を確認する
- 作業完了に必要な条件をリスト化する
- 完了した項目数に基づいて進捗を確認する
導入時に考えておくこと
進捗率の判断基準を決める
進捗率を直接入力する場合は、判断基準を決めておくとばらつきを抑えられます。
例えば、以下のように基準を共有します。
- 0%：未着手
- 50%：主要作業が進行中
- 80%：作業は完了し、確認中
- 100%：完了条件を満たした
ただし、作業内容によって進捗率の判断は変わります。
導入初期は、ステータスやチェックアイテムも併用すると、状態を確認しやすくなります。
進捗確認の頻度を決める
進捗確認の頻度は、プロジェクトの性質に合わせて決めます。
例えば、以下のような運用があります。
- 毎日、短時間で遅れや停滞を確認する
- 週次で計画との差を確認する
- マイルストーン前に詳細を確認する
- 遅れが発生したタスクだけ重点的に確認する
確認頻度を上げすぎると、報告の負担が大きくなります。
一方で、確認頻度が低すぎると、遅れに気づくのが遅くなります。
事実に基づいて確認する
進捗管理では、感覚的な報告だけに頼らないことが重要です。
以下の事実を組み合わせて確認してください。
- 実績工数がどれだけ入力されているか
- スケジュール上の終了日まで何日残っているか
- ステータスがどこで止まっているか
- チェックアイテムがどれだけ完了しているか
- 前回確認時から進捗が変化しているか
よくあるつまずき・注意点
進捗率だけで判断する
進捗率だけでは、工数超過や 停滞の理由が分からないことがあります。
実績工数、ステータス、スケジュールをあわせて確認してください。
報告のための進捗管理になっている
進捗管理の目的は、遅れや工数超過に早く気づき、対応することです。
会議で報告するためだけの作業になっている場合は、確認項目や頻度を見直してください。
完了条件が曖昧なまま進捗を判断している
完了条件が曖昧だと、進捗率やステータスの判断が人によって変わります。
チェックアイテムを使って完了条件を明確にすると、進捗を確認しやすくなります。
次のステップ
進捗管理でプロジェクトの状態を把握できるようになったら、蓄積された実績工数やプロジェクト情報を分析に活用します。