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はじめに

このページでは、TimeTracker を導入するときの基本的な進め方を紹介します。

TimeTracker は、正確な事実を「実績工数」として集め、そのデータをもとに
プロジェクトの計画、進捗管理、分析、改善活動につなげていくためのツールです。

導入時に、すべての機能を一度に使いこなす必要はありません。

  • まずは管理者が利用環境を整え、メンバーが日々の実績工数を確実に入力できる状態を作ります。
  • その後、計画工数やスケジュールを設定し、進捗を管理し、蓄積されたデータを分析することで、プロジェクトや組織の状態を見える化できます。

本ガイドでは、TimeTracker を無理なく使い始めるための流れを、以下の6つのステップで紹介します。

  1. 管理者が TimeTracker 運用の準備をする
  2. プロジェクトを作成する
  3. 実績工数を入力する
  4. 計画を立案する
  5. 進捗を管理する
  6. 分析する
詳細な操作手順について

このガイドでは、TimeTracker を導入する際の考え方や進め方を中心に紹介します。
各機能の詳細な操作手順については、本文中のリンクからマニュアルを参照してください。

TimeTracker 導入の考え方​

TimeTracker の導入で最初に大切なことは、正確な実績工数を継続して集められる状態を作ることです。

実績工数が集まることで、以下のような活動につなげられます。

  • プロジェクトごとの工数状況を把握する
  • 計画工数と実績工数を比較する
  • メンバーやチームの負荷状況を確認する
  • 複数プロジェクトを横断して分析する
  • 次の計画や改善活動に活用する

一方で、導入直後から多くの情報を細かく管理しようとすると、運用が複雑になり、現場に定着しにくくなることがあります。

そのため、まずは以下のように段階的に利用範囲を広げることをお勧めします。

  1. 管理者が利用環境を整える
  2. プロジェクトを作成し、実績工数を入力できる状態を作る
  3. 毎日の実績工数を入力する
  4. 必要に応じて計画工数やスケジュールを設定する
  5. 進捗状況を確認し、遅れや工数超過に気づけるようにする
  6. 蓄積したデータを分析し、改善活動につなげる
最初から完璧な運用を目指す必要はありません

導入時は、シンプルな運用から始めることが大切です。
実際に使いながら、WBS の粒度、工数入力のルール、進捗管理の方法、分析の観点を少しずつ見直していくことで、現場に合った運用に育てていくことができます。

1. 管理者が TimeTracker 運用の準備をする​

まず、システム管理者が TimeTracker を利用するための環境を準備します。

主に、以下の準備を行います。

  • TimeTracker のインストール
  • 組織の作成
  • システムロールの作成
  • ユーザーの作成
  • 各ユーザーへのアクセス情報の連絡

ここで重要なのは、組織や役割を実際の組織体系どおりに細かく作り込みすぎないことです。
TimeTracker で何を管理したいか、誰がどの情報を参照、編集する必要があるかを考え、利用目的に合わせて設定します。

詳細な準備手順は、次のページを参照してください。

2. プロジェクトを作成する​

実績工数を入力するには、入力先となるプロジェクトとワークアイテムが必要です。
そのため、まずプロジェクトを作成し、工数を管理したい単位でワークアイテムを作成します。

導入初期は、メンバーが迷わず入力できることを優先してください。
WBS を細かく作り込みすぎると、入力先が分かりにくくなり、工数入力が定着しにくくなります。

詳細は、次のページを参照してください。

3. 実績工数を入力する​

プロジェクトとワークアイテムを準備できたら、メンバーが日々の実績工数を入力します。
導入初期は、詳細な分析を行うことよりも、毎日確実に工数を入力することを優先してください。

入力率が安定すると、計画との比較やプロジェクト横断の分析に活用できるデータが蓄積されていきます。

詳細は、次のページを参照してください。

実績工数の入力を定着させるポイント

入力先が分からない場合の確認先、入力タイミング、入力漏れの確認方法を決めておくと、工数入力が定着しやすくなります。

4. 計画を立案する​

実績工数を入力できるようになったら、次にプロジェクトの計画を作成します。

計画を作成する目的は、実績と比較するための基準を作ることです。
計画工数やスケジュールを設定しておくことで、プロジェクトの状態を確認しやすくなります。

詳細は、次のページを参照してください。

計画は運用しながら見直します

計画は、一度作成したら終わりではありません。
実績工数や進捗状況を確認しながら、必要に応じて計画を見直すことで、より現実に合ったプロジェクト管理ができます。

5. 進捗を管理する​

計画を作成したら、日々の作業状況を確認しながら進捗を管理します。

進捗管理の目的は、遅れや工数超過に早く気づき、必要な対応を取れるようにすることです。
進捗率だけを見るのではなく、実績工数、ステータス、スケジュールなどをあわせて確認することが大切です。

詳細は、次のページを参照してください。

進捗管理は、プロジェクトの状況変化をタイムリーに検知するために行います

進捗管理は、報告のためだけに行うものではありません。
計画との差や作業の停滞に早く気づき、手遅れになる前に対策を取るために活用します。

6. 分析する​

実績工数やプロジェクト情報が蓄積されると、それらのデータを分析に活用できます。

分析では、以下のような観点で状況を確認できます。

  • 自分の工数の内訳を確認する
  • プロジェクトごとの工数状況を確認する
  • プロジェクトメンバーの負荷状況を確認する
  • 複数プロジェクトを横断して工数やコストを集計する
  • 実績工数を出力して他のツールで再利用する

分析は、単にグラフや表を確認することが目的ではありません。
入力された工数データをもとに、プロジェクトや組織の状態を把握し、次の改善につなげることが重要です。

詳細は、次のページを参照してください。

分析は入力データの品質に影響されます

分析結果を有効に活用するには、実績工数が継続して入力されていることが前提になります。
まずは工数入力を定着させ、その後、分析の目的に合わせて WBS や入力ルールを見直していくことをお勧めします。

導入時に決めておくとよいこと​

TimeTracker を運用する前に、以下の内容を関係者で確認しておくと、導入後の運用が安定しやすくなります。

  1. 運用開始
    • 誰がシステム管理者を担当するか
    • 誰がプロジェクトを作成するか
    • プロジェクトをどの単位で作成するか
    • WBS をどの粒度で作成するか
  2. プロジェクト作成
    • 誰がプロジェクトを作成するか
    • プロジェクトをどの単位で作成するか
    • WBS をどの粒度で作成するか
  3. 実績入力
    • 工数入力の対象とする作業範囲
    • 工数を入力するタイミング
    • 工数入力漏れを誰が確認するか
  4. 計画立案
    • 計画工数やスケジュールの見直しタイミング
  5. 進捗管理
    • 進捗率やステータスの更新ルール
    • 進捗管理のタイミング
  6. 分析
    • 分析結果を誰が、どのように確認するか

導入初期は、細かいルールをすべて決めるよりも、まずは最低限のルールで始めることをお勧めします。
運用を続ける中で、入力しづらい点や確認したい情報が明確になってから、ルールや設定を見直すと無理なく改善できます。

次に読むページ​

導入の全体像を確認したら、次のページから順に進めてください。

  1. 管理者が運用準備をする
  2. 2. プロジェクトを作成する
  3. 3. 実績工数を入力する
  4. 4. 計画を立案する
  5. 5. 進捗を管理する
  6. 6. 分析する

まずは、管理者が利用環境を整えるところから始めます。
次のページでは、TimeTracker を利用する前に必要な事前準備を紹介します。

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