ひっきりなしに追加される案件を効率的に管理する

WBSを作成する際、以下のような状況にお困りではありませんか？

• 案件がひっきりなしに追加され、タスクの追加が追い付かない
• ユーザーからの問い合わせ案件を個別のタスクとして管理しているが、件数が多くて管理しきれない

そのような場合でも有効なWBSの例をご紹介します！

WBSの詳細化方法

業務の進捗や案件情報をしっかり管理・共有するには、ただ順番に案件を追加していくだけでは、不十分です。
以下の内容を考慮しつつ、案件を進捗状況で分けると管理しやすくなります。

• 優先度でソートして、アイテムを整理
• 月単位に完了したアイテムを分けて作業量を確認

上記のポイントをさらに効果的に活用するために、案件を状態別にグループ化しましょう。
例えば、販売している製品のコールセンターなどといったサポート業務であれば、
案件のステータスに応じて以下のように分類することで、待ち状態の案件数や対応中の案件数などを
視覚的に把握しやすくなります。

優先度でソートして、アイテムを整理

製品のサポート業務においてアイテム間に優先度の差がある場合、高い順に並べる運用を徹底すると、
チーム全体で「何から真っ先に取り掛かるべきか」が共有しやすくなります。
通常、アイテムを追加するとリストの末尾に入りますが、その後優先度を見直して適切な場所に挿入することで、
緊急度の高い案件から取り掛かることができ、総合的に品質の高いサポートを提供することができます。

月単位に完了したアイテムを分けて作業量を確認

「完了」のステータスのパッケージ内に月ごとのパッケージを配置して、完了したアイテムを当月のフォルダに格納すると、
月毎に完了した作業の量が明確になります。
これにより、ざっくりと月ごとの作業量を確認することができます。