工程分類・作業分類の運用で押さえておきたいポイントは？

工程分類・作業分類を活用することで、実績入力の手間を削減し、分析の精度向上が期待できます。
ここでは、そのような工程分類・作業分類を運用するために押さえておきたいポイントを紹介します。

工程分類・作業分類を活用するために最初に行うこと

業務プロセスやプロジェクトの特徴・分析内容に合わせて、プロジェクト作成時に工程分類・作業分類を定義しましょう。

同一の設定内容を複数のプロジェクトに適用する場合は、プロファイルの活用をお勧めします。
あらかじめ必要な工程分類・作業分類の項目を設定したプロファイルをプロジェクト作成時に指定します。
これにより、各プロジェクトで個別に設定する必要がなくなります。

工数入力時の設定が漏れないように運用する

プロジェクトで頑張って工程分類・作業分類を設定しても、担当者が工数入力時に設定しなければ意味がありません。
担当者の設定が漏れないように運用するために、プロジェクトの設定で工程分類・作業分類の設定を必須にしましょう。
もちろん、工程分類・作業分類を利用しない場合はこの設定を行う必要はありません。
また、片方しか利用しない場合は利用する方のみ設定すれば問題ありません。

この設定を行うと、工数入力時に工程分類・作業分類の選択が必要になります。

工程分類・作業分類の初期値を設定する

工数入力時に工程分類・作業分類を毎回選択しなくてもよい方法があります。
実は、これらの値はプロジェクトのワークアイテムに初期値を設定できます。
入力頻度の高い値を初期値にしておけば、異なる値に変える場合だけ設定を行えばよくなり、工数入力時の負担が軽減されます。

個人の振り返りに活用する

工程分類・作業分類はピボット分析以外にも活用できます。
すぐに活用できる用途として、クイックレポートでの振り返りがあります。
例えば作業分類のクイックレポートを表示して、1週間の活動内訳が想定通りだったかなど、自分で振り返るきっかけに繋がります。

まとめ

工程分類・作業分類について、活用のポイントは理解いただけましたでしょうか？
最初からすべて取り組んで実施するのは難しいと思いますが、少しずつでも利用のきっかけに繋がれば幸いです。