「工数管理ってそもそも何のためにやるのか？」を考える

November 10, 2021 · 6 min read

執筆者　近藤剛人

こんにちは。デンソークリエイト近藤です。本稿では、「工数管理がなぜ必要なのか？」考えていきたいと思います。1分くらいでざっと読める構成になっています。「工数管理にやらされ感がある」「工数管理が定着しない」そんな方に向けて書いています。

■工数とは何か？何のためにあるのか？

工数を辞書で調べると

“ある作業をするために必要な仕事量。人数と時間の積で表すことが多い。”

と定義されます。作業にかかる時間のことです。

計画やスケジュールに対応する実際の作業実行時間と解釈できます。

私たちはOutlookやGoogleカレンダーを用いて個人のスケジュールを日々入れることが多いと思います。

また、タスク管理をして仕事の納期や残り日数などを可視化することもあるかと思います。大きな仕事の場合はプロジェクト管理という観点で、ガントチャートの計画線を引くかもしれません。

ここで、皆さんに問いかけたいのは、計画してから「作業にかかっている時間」（実績工数）も追いかけていますか？ということです。

計画の開始日と終了日を引いても点と点を作っているに過ぎません。本当にそこに向かっているのか？正しくベクトルはゴールに向いているのかというのは実績工数を見なければ判断できません。

そういった意味で、実績工数は仕事の完了までの道のりを計る重要なキーファクターといえます。

計画だけを可視化しても、作業実態がわからなければ、納期遅れの遅延を察知することはできません。

工数を管理していことは仕事の計画を完了に持っていくための重要なキーファクターということは先に述べました。

しかし、「じゃあプロジェクトマネージャーにだけメリットがあるの？結局メンバーはやらされ感あるよ」という声もあるかもしれません。

ここでお伝えしたいのは「工数管理はすべての人のためにある」ということです。

実績工数＝自分の仕事ぶりです。現場のメンバー一人ひとりの視点になると忙しさの根拠がわかることようになります。

忙しい理由がわからないと人は疲弊します。疲弊すると仕事のパフォーマンスは下がり、タスクは完了しません。タスクが完了しないとプロジェクトも完了しません。

そうならないために、現場のメンバー一人ひとりが自分の工数を把握することが大切になります。

「今週は割り込み作業が30%を超えたので忙しかったのだな」「主担当業務の割り当て工数が閾値に対して80%くらいだな」など自分の仕事ぶりを数値で把握することができると疲弊を予防できたり、心理的にも楽になります。

現場のメンバー一人ひとりに対して工数管理はメリットがあることはお伝えしました。

さらに加えると「振り返り」をすることをおすすめします。PDCAの「C」が大切です。

下記はTimeTracker NXでの工数集計とクイックレポートで自分の実績工数の振り返りイメージです。

TimeTracker NXのタイムシート「クイックレポート機能」解説：誰もが高精度な工数計測を実現し、見える化から改善につながります。問題点を特定し、改善に繋げることができます。特別な集計はいらない。気になった時にすぐに見たい視点で確認ができます。

現場で働く皆さんにとって、一人ひとり仕事内容やミッションは異なります。それに対して時間は365日24時間と平等です。

疲弊から脱却する。炎上プロジェクトを回避する。レベルアップをする。組織を成長させる。

目的は様々アリと思いますが、一人ひとりが工数をキーに振り返りを行い、明日の改善に向かうことが仕事の質の向上につながると考えています。

仮に私がもし「工数管理ってそもそも何のためにやるのか？」と問われたら

自分自身の成長の源泉であり、日々の仕事の改善のために行うものであると答えます

日々、様々な悩みと戦い、工夫したり、頑張った証の一つが工数だと思います。失敗も成功もありますが、工数を通して自分自身や自分たち（自分のチーム）の希望です。

そのくらい工数は仕事にとってかけがいの無いものです。

■まとめ

・タスクやプロジェクトのスケジュール(計画)のみならず工数に着目すべき

・工数はスクやプロジェクトの完了への道のりを計る重要なキーファクター

・工数はビジネスパーソンすべての方のもの

・工数管理は成長の源泉である、改善につながる

次回は「工数管理はどうやるの？」というテーマに関して書きたいと思います。