【事例解説!!】工数管理ツールTimeTrackerで解決できる10のこと
「TimeTrackerは何ができるの？」
という質問をよく頂きます。
動画などを公開し、どういった工数管理ツールなのかはPRしていますが、それだけでは、わからないとユーザー様からご意見を頂きます。
この記事では、ユーザー様から問い合わせを頂く課題に対してTimeTrackerができることを解説します。
工数管理ツールの導入検討課題とTimeTrackerができること
工数管理ツールを検討する際によく訊かれる課題に対して、TimeTrackerができることを記載しました。
手順や作業内容が明確ではないため、仕事のプロセスが定義したい
TimeTrackerは、仕事のプロセスを明確に定義することができます。プロジェクトごとにタスクや作業フローを設定し、プロセスの進捗を追跡することができます。
まずは、管理したい業務やプロジェクトに対して、WBSをつくることをお願いしています。
WBSをつくることができれば、工数管理をスタートすることができます。
TimeTrackerは16階層までWBSを定義することができます。
参考サイト：【無料テンプレート提供】工数管理表の作り方と工数管理実施時の注意点
プロジェクト ごとに管理番号を付与したい
TimeTrackerは、プロジェクトごとに管理番号や難易度など任意のフラグをを付与することができます。これにより、プロジェクトの識別や管理が容易になります。
TimeTrackerでは、プロジェクトカテゴリという機能を用います。
プロジェクトカテゴリは50個まで定義することができます。
参考サイト：【ユーザー課題】TimeTrackerのプロジェクト管理機能だけで、どこまで管理できますか？入力編
タスクごとの担当者を明確にしたい
TimeTrackerは、タスクごとに担当者を指定することができます。
この行為をリソース割り当てと呼んでいます。
TimeTrackerで工数管理をするためにはリソース割り当ては必ず行う必要があります。
これにより、各タスクの責任者が明確になり、実績工数管理やタスクの進捗管理がスムーズに行えます。
参考サイト：リソース割り当てを行う
入力は簡単に。1日の工数入力は30秒で完了したい
思い出す時間はもったいないため、実績工数の入力は、都度行うのが一番効率が良いです。
1日ごと30秒で工数入力を完了することができます。
だれがどのタスクにどれだけ時間を投下しているか工数把握を行いたい
TimeTrackerは、工数を簡単に把握することができます。
タスクごとに実績時間を記録し、作業の進捗を瞬時に確認することができます（通信環境によってピボット分析に反映されるまで時間がかかることもあります）。
参考サイト：【事例紹介】工数データ集計はどう行うのか？ピボット分析機能・ Analyticsの活用方法
工数の予実管理ができていない。工数の見積もりの精度を高くしたい
TimeTrackerは、工数の予実管理を行うことができます。実績時間と見積もり時間を比較し、工数の見積もりの精度を向上させることができます。
実績工数を基に実態を把握します。ポイントは３つ
・想定にはなかったタスクを洗い出す(事実を受け入れる)
・実績工数を基に計画工数を策定する
・実績工数オーバーになる前に、手を打つ
参考サイト：工数とQCD観点での仕事調整術
レポート作成に時間をかけたくない
TimeTrackerは、メンバーごとやタスクごとの工数を可視化することができます。グラフやレポートを活用して、作業負荷の分散や工数のバランスを把握することができます。
集計専用のBIツールAnalyticsを活用することで、レポート作成にかかる時間を大幅に短縮することができます。
参考サイト：【事例紹介】工数データ集計はど う行うのか？ピボット分析機能・ Analyticsの活用方法
プロジェクトの進捗管理をしたい
TimeTrackerは、プロジェクトの進捗管理が容易に行えます。タスクの進捗状況や工数の実績も併せてリアルタイムで確認し、プロジェクトの進行状況を把握することができます。
もちろん、進捗率を更新することは必要となります。
参考サイト：【ユーザー課題】プロジェクト管理で重要な「見える化」とは？ツール利用での効果や改善実施ポイントを解説 出力編
開始時点と現時点のスケジュールの変化を確認したい
TimeTrackerは、開始時点と現時点のスケジュールの変化を簡単に確認することができます。
参考サイト：プロジェクト計画の履歴を確認する
タスクに対して詳細情報を記入したい
TimeTrackerは、タスクごとに詳細情報を記入することができます。タスクの説明や必要な情報を記録することで、作業の円滑化や情報共有を促進することができます。
参考サイト：プロジェクト管理に必要なファイルを添付できる
工数管理ツールの特徴を紹介
TimeTrackerは、ソフトウェア開発、ハード設計、営業、Web制作などの知識労働・デスクワーク業務における工数管理・プロジェクト管理のためのツールです。
最大の特徴は、徹底した現場志向に基づいて開発されたツールということです。
TimeTrackerの概要
一般的なプロジェクト管理ツールは、主に『管理者のためのツール』として提供されています。
これに対してTimeTrackerは、『プロジェクトの現場に関わる様々な役割の人たちが活用することで、現場を見える化し、改善につなげていくためのツール』であることです。
TimeTrackerには、デンソークリ エイトのソフトウェア開発現場における工数管理・プロジェクト管理について培われたさまざまな改善活動の成果が、製品に反映されています。
現場で生まれ磨かれたツールだからこそ、「現場の改善活動を支援する」「現場が良くなる」ための工夫に富んでいます。
使いやすいインターフェース
TimeTrackerは、現場の業務に合わせた運用を支援するために、アクセス権限や組織の設定、あるいはカレンダーや工数入力粒度の設定など、多くのカスタマイズ項目が用意されています。
これらの設定も、Webブラウザ上で手間なく行えます。
また、Webアプリケーションを利用するためのサーバーの設定も、インストーラーで簡単です。
プロジェクトごとの設定が可能
プロファイルとは、プロジェクトの設定項目をまとめて定義したものです。
プロジェクト作成時に適用することで、プロジェクトの設定情報をまとめて反映することができます。
プロジェクトに適用したプロファイルの内容は、後から変更をすることも可能です。
参考サイト：アイテムプロパティのフィールド表示をカスタマイズする～ 機能説明
メンバーの工数記録をリアルタイムで把握
一般的なプロジェクト管理ツールでは、『タスクごとに1日何時間作業したか』を報告するスタイルが主流です。
しかし、これには実は頭の中で計算も必要で、全員が継続するのは困難です。
TimeTrackerは『何時から何時までどの作業をしたのか』をドラッグ&ドロップで入力する直感的な操作で実現。
1日分の報告に1分もかかりません。
誰でも簡単にできるから、改善につながる工数データが継続的に集まります。
レポート作成機能の充実
前述した通り、多彩な分析ができます。
プロジェクトに対して、プロジェクトカテゴリ50個
タスクに対して、カスタムフィールドを200個
実績工数ごとメモを記入する など
いろいろなフラグ、記録を定義することができます。
それらを工数データと紐づけ、分析の軸とすることができます。
導入事例
いくつかの事例のリンク先も記載します。
参考サイト：導入事例
【ユーザー事例】TimeTrackerクラウドサービスで、実績工数を活用し、社員の成長の源泉にする
(1)全体把握できる統合的な計画表がなかったこと
(2)進捗の確認・共有に時間がかかっていたこと
(3)業務実績の報告・集計に工数がかかっていたこと
これらの課題に対し、TimeTrackerを導入することで、
受注業務の計画と社員の工数を同時把握することを実現できています。
参考サイト：【ユーザー事例】TimeTrackerクラウドサービスで、実績工数を活用し、社員の成長の源泉にする
導入手順
導入に際して、どんな順番で何をすればよいのかWBSを定義しています。
参考にしてください。
ツールの導入準備
導入する目的や何を改善したいのか言語化をすることが大切です。
まずは課題を言語化することをおすすめします。
プロジェクトの設定
対象とするプロジェクトを決め、WBSや管理項目(プロファイル)を詳細化します。
WBSが組めない場合は標準WBSのサンプルを参考に定義をお願いします。
メンバーの登録と権限設定
TimeTrackerにユーザー登録をし、アクセス権限、編集・閲覧権限などをシステムロールで定義していただきます。
参考サイト：システムロールを管理する
工数の記録と進捗管理
実績工数入力およびタスクの進捗を報告していきます。
自分が担当者として割り当てられているアイテムがツリー形式で表示されています。
ツリーはプロジェクトごとに表示されていますので、「>」をクリックして、ツリーを開いてみましょう。
担当アイテムが確認できます。
レポートの出力と分析
タスク単位で工数を記録していることになります。より詳細な実態が見えてきます。
「この仕事、想定より時間使っているな」とかに気付くことができます。
また「なんでやってないの、この仕事」なんてことにも気づくこともあるかもしれません。
やるべきタスクをやっていないことで工数オーバー・コストオーバーの結果を招くかも知れませんよね。工数を使った見える化、のひとつの効果です。
提供価値の解説
TimeTrackerができることを記述しましたが、まとめると以下の３つが提供価値となります。
メンバーの負荷軽減とモチベーション向上
現代のビジネス環境では、メンバーの負荷軽減とモチベーション向上が非常に重要です。
メンバーが適切な負荷を持ち、仕事に対するモチベーションを高めることは、チームのパフォーマンスを向上させるための鍵となります。
TimeTrackerで実績工数を入力すれば、メンバーごとタスクごと状況を分析することが可能です。
タスクの適切な分担や効率的なプロジェクト管理をすることで、メンバーが自分の得意な分野で貢献できるようにするなど調整ことで、ストレスや過労を軽減し、生産性を向上させることができます。
プロジェクトの見える化で効率化
プロジェクト開始。順調に進んでいる（ように見える。）でも時間が経つと、どんどん遅れが分かってくる。納期間近は、総動員でなんとか間に合わせる。
そんなリスクある行動を回避し、進捗がわるいプロジェクト・タスクを早期に発見することができます。
実績データの蓄積と分析の可能性
過去のプロジェクト・タスクの実績工数を資産として、次の類似プロジェクトの計画見積として活用することができます。
以上が、「TimeTrackerは何ができるの？」の回答となります。