実績工数を用いたセルフマネジメント事例

 

こんにちは！デンソークリエイト近藤です。

本記事では、先日セミナーでお話した内容を抜粋してお伝えします。

目的

まずこのセミナーの目的を共有します。

工数管理には後工程がないと定着しないと言われます。

つまり、現場の皆さんが仕事ぶりを振り返ったり、改善に工数活用しないと

「なんでこれやっているんだっけ？」となりがちです。

本セミナーでは

・工数管理の意味を定義

・後工程≒自分の仕事ぶり振り返りの大切さ

・自分の実績工数の活用方法

を理解していただきます。

上記の目的を果たすためにクイックレポートを活用したセルフマネジメント事例を紹介します

工数管理とは

まず初めに、皆さまと工数管理について簡単な認識合わせをさせていただきます。

工数管理は、工数を管理する、つまり、「どの業務にどれくらい時間を使ったのかを把握すること」です。
工数管理を行う必要性は何でしょうか？

それはずばり、コストの明確化や現場の改善には、実際に要した工数が必要だからであると私は思います。

工数管理を行う目的は様々だと思います。

例えば、「プロジェクトの採算管理がしたい」「顧客への請求がしたい」「負荷管理がしたい」といったものものがあります。　

それらすべては、いずれも正確な事実捉えることが出発点になります。

例えば、現場の改善がしたいということであれば、その効果を最大限にするために、

今何が問題なのかの事実をとらえる必要があります。

それらを可能にするのが工数管理です。

まず工数管理とその重要性について、認識合わせをさせていただきました。

次に管理者がなぜ工数管理を行いたいのか？その点にも触れますね。

経営者やプロジェクトマネージャーなど管理者が考えていること

プロジェクトを完遂するために、リソースを湯水のように投下できる時代は終わりました。

管理者には社員の健康を守り、限りあるリソースで黒字にすることが求められています。

だから　皆さんの仕事ぶりを捉えるために実績工数の入力を依頼するわけです。

ただし、みなさん大人は新しい取り組みには抵抗を示します。

メリットを感じなければ、行動に移せません。

現場の皆さん自身が工数管理の目的を理解し、積極的に活用していく必要があります。

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■工数を投下しないとタスクは完了しない

もう少し工数管理の必要性について補足します。

まずプロジェクトおよびタスクはガントチャートでスケジュールを引いただけでは終わることがありません。人がその仕事に時間を投下しなければ完了できません。

そして、計画工数と実績工数を比較しなければ、掛けた工数に対して予算内か判断できません。

プロジェクト管理のために仕事ぶりの状態を把握する必要があります。

だから、実績工数を測るわけです。

時間日誌が必要　“数字だけ”では何をやっているのかわからない

当然工数管理をしているよという方も多いと思います。

ただし、数字だけでは、メンバーごとの業務実態・仕事ぶりは見えてきません。

時間軸で何をやっているのか？順序性を確認する必要があります。

手前味噌ですが、TTNXはそれが得意です。

ここまで

・工数管理の目的

・工数管理を現場で活用しましょう！

・工数管理には仕事の順序性が大切！

とお話をしてきました。

仕事ぶりを確認することがセルフマネジメントの一歩目です。

ここからはTTNXで入力したデータをどのようにセルフマネジメントに活かしていくのか事例を紹介します。

事例紹介で気づいていただきたいことは

・自分の置かれていることを把握すること(メタ認知)

・自分で課題を見つけること

・自分で小さな改善行動をとること

です。

メタ認知の必要性　クリックレポ―トの活用で仕事ぶりを確認

それではここからは事例を紹介しています。

クリックレポ―トの活用で仕事ぶりを確認する方法を紹介します。

TTNXの実績工数入力画面です。タイムシートと呼んでいます。

ここに都度・毎日工数を入力すると自分の工数分析が自動的に行われます。

円グラフはクイックレポートと呼んでいます。

クイックレポートを活用①作業分類

クイックレポートでは、アプリケーションが自動で分析軸を用意しています。

この例は週のタスクの「作業分類」ごと分析を掛けています。

作業分類は管理画面で設定が必要です。定義したい場合はご担当者に確認をしてください。

このデモ画面では、週のタスクの内　手戻りが14%あると表示されています。

クイックレポートを活用②自分独自の軸で集計

次にクイックレポートで自分だけのカスタムレポートを作成します。

今回は主担当業務と割り込み業務をプロジェクト単位で分類します。

＋ボタンを押しレポートタイトルをつける

・レポート内に分類軸のフォルダを設定する

・対象プロジェクトをドロップする

などの操作で数十秒で設定できます。

このレポートを作ることで、自分の観点で日々の仕事ぶりを振り返るすることができます。

 デモ画面では

・割り込みが31%

・手戻りが14%

という結果がでています。

これからクイックレポートを活用した1on1のやり方紹介をします。

その前振りだと思ってください。

上司部下の「おとなの1on1」

それでは、この記事のハイライトです。

岡本さん自身が上司と面談を依頼し、自分の仕事ぶりと課題を報告するロールプレイを実演します。

TTNX実績工数入力するだけで、色々な問題・課題と改善案が具体化します。

ポイントは事実確認がTTNXでできていること。

そのため問題・課題点の報告からスタートできます。

セルフマネジメントのススメ

「大人は言われてもやらない・変わらない」

だからこそ、自分自身で課題を見つけて主体的に改善していくことが大切と考えます。

・メタ認知（自分の仕事ぶりを振り返る）

・自分の仕事ぶりから課題を発見する

・小さな改善を実施する

それが、「プロジェクト採算の改善」、「リソース負荷の改善」につながるはずです。

まずはご自身の仕事ぶりを振り返ってみることから始めません？

まとめ　実績工数を用いたセルフマネジメント事例　

• 工数管理とは、どの業務にどれくらい時間を使ったのかを把握すること
• 工数管理を行う目的は、コストの明確化や現場の改善には、実際に要した工数が必要である
• 管理者は社員の健康を守り、限りあるリソースでやりくりする事情がある
• 現場も自ら工数管理の背景や意図の理解が必要
• スケジュール・納期を設定するだけではなく工数を投下しなければ仕事は終わらない
• “数字だけ”では何をやっているのかわからない。順序性が大切
• セルフマネジメントの基本は自分を仕事ぶりを振り返ること(メタ認知)
• クイックレポ―トの活用で仕事ぶりを確認できる
• 自分の仕事ぶりから課題を発見し、小さな改善を実施する

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