実績工数で時間管理をし生産性を上げよう
時間管理をどうすれば良いか悩む方も多いかと思います。
本稿では、実績工数を用いて、時間管理をする方法をお伝えします。
実績工数による時間管理が上手くいくと
・忙しさの可視化
・仕事の効率化
・自己成長 など
ご自身の仕事に恩恵をもたらします。
時間管理を行うメリット
時間管理を行うことには、いくつかのメリットがあります 。その中でも最も重要なのは、タスクを優先順位に従って計画することで、目標をより効率的に達成することができることです。
時間管理はスケジュールをよりコントロールすることができ、先延ばしを避けることができます。
大きなタスクを小さなタスクに分割することで、ストレスを軽減し、生産性を上げることもできます。
時間管理がうまくいけば、仕事とプライベートのバランスがよくなり、余暇の時間が増える可能性もあります。時間管理技術を実践することで、日常生活や健康面にも大きなプラスの影響を与えることができます。
時間管理ができない理由
時間管理が上手くいかない理由は様々あります。
その中でも最も一般的な理由の一つは、モチベーションの欠如です。
モチベーションがないと、先延ばしにしてしまったり、重要でないタスクに時間を費やしてしまったりします。
モチベーションは目標や納期と言い換えることができます。納期がないとタスクの優先順位をつけて効率的に処理することが難しくなります。
仕事には必ず納期があります。基本に立ち返り、タスクを重要度×緊急度で整理してみましょう。
時間管理とは、効率良く成果を挙げる方法
時間管理とは、限られた時間の中で最大限の成果を上げるために、タスクを優先順位に従って計画することです。時間管理をすることで、仕事の効率化に役立ちます。例えば、時間管理をすることで、集中検討、レビュー、管理の時間などをバランスよく取り入れることができます。
時間管理のためには、優先順位を決めること、タスクをリストにすること、時間を見積もること、余裕を持たせることが重要になります。
時間管理をする前にタスクを可視化することが大切です。
以下で具体的な方法を説明します。
アイゼンハワーのマトリクス
アイゼンハワーのマトリクスは、タスクを緊急性と重要度に基づいて分類する時間管理のフレームワークです。
4つの象限から構成され、それぞれが異なる緊急性と重要度のレベルを表します。第1象限は緊急かつ重要なタスクで、直ちに対処する必要があります。
第2象限は重要だが緊急でないタスク用で、優先順位をつけて後日スケジュールを立てる必要があります。
第3象限は緊急だが重要でないタスク用で、 可能であれば他の人に委任する必要があります。
第4象限は緊急でも重要でもないタスク用で、削除するか無期限に延期する必要があります。
このように重要度と緊急度でタスクを整理することが時間管理の基礎になります。
カンバン
アイゼンハワーのマトリクスで決めた優先順位を基に、タスクをリスト化していきます。
その際には、カンバンを利用することをおすすめします。
上記の図のように、タスクを一覧化し進捗率もわかるようにします。
時間管理を行う前に、タスクの可視化を意識してみましょう。
時間管理をするためのポイントとコツ
効率的な時間管理は、個人的な仕事だけでなく、組織的な仕事においても重要です。
時間を効率的に管理するためには、以下のポイントとコツがあります。
重要性と緊急性に基づいてタスクを優先順位付けすること
これにより、最も重要なタスクに集中し、期限内に完了することができます。また、マルチタスキングを避けることが重要です。
その理由は、生産性を低下させ、ストレスを増大させることがあるためです。1つのタスクに集中し、それを完了したら次のタスクに移ることをお勧めします。
To-Doリストを作成する
To-Doリストを作成することで、組織的に、かつ正確にタスクを管理することができます。
これにより、潜在的な時間の無駄や注意散漫に陥る可能性があるものを特定することができます。
★業務実績(実績工数)を振り返ること
一次的な時間管理ができたとしても、日々の仕事は連続します。
自分の仕事、組織的な仕事を1日単位で振り返り、計画に遅れがないか、実施内容に問題はないか、短いサイクルで振り返ることが必要です。
大切なので、★をつけています。
時間管理に効果を発揮するTimeTracker NX
時間管理で大切なことは、
・タスクを可視化すること
・進捗を可視化すること
・業務実績(実績工数)を振り返ること★
です。
実態手動でやると大変です。そのために弊社デンソークリエイトは時間管理を支援するツールを開発しています。
工数管理ツールTimeTracker NXでどのような時間管理支援ができるのかご紹介します。
カンバン
カンバン機能使用するとタスクをカードで表示することで、チームのメンバー全員でアイテムとその状態を一目で共有できます。
さらに、カンバンからも工数入力が可能です。工数入力とカンバンの融合により、カンバン中心のプロジェクト管理でも高い精度の実績工数を記録し、改善に繋げられます。
マイページ
マイページで、自分のタスク、メンバーのタスクの両方を一覧化し、
・進捗の更新
・実績工数の入力
ができます。
この機能を活用することによりモチベーションをキープし、仕事を認識することができます。
タスク忘れなど落球を防ぐことができます。
★「時間日誌」タイムシート作法
時間管理で一番大切なことは都度振り返ることです。
TimeTracker NXはタイムシートに実績工数を入力します。入力した工数は一覧化されます。
これを時間日誌と呼んでいます。時間日誌を都度振り返り、自分の仕事ぶりの順序性を確認することで、意図した順番で仕事ができているのか、時間の使い方は妥当なのか確認することができます。
★ピボットグラフ(Analytics)
リスト化したタスクに対して計画時間(計画工数)を見 積り、実際にかかった時間(実績工数)と比較することができます。
個人単位、組織単位、プロジェクト単位など色々な分析軸で、自由自在に分析することができます。
簡単な操作で目的に合わせてデータを高速に集計し、ピボットテーブルで表示します。
TimeTracker NXを使って上手に時間管理をしよう
現代社会において、時間を効率的に管理することは非常に重要です。
TimeTracker NXは、この目標を達成するための強力なツールです。TimeTracker NXを使用することで、時間の記録だけでなく、それをどのように使っているかを分析することができます。
これにより、生産性を向上させ、1日を最大限に活用するための改善ポイントを把握することができます。